РАЗДЕЛ IV, АДМИНИСТРАТИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ И ОРГАНИЗАЦИЯ

Статья 37

Организация визовых отделов

1. Государства-члены несут ответственность за организацию визовых отделов своих консульств.
С целью воспрепятствовать любому снижению бдительности и защитить персонал от возможности оказания на него давления на местах, по мере необходимости, должен устанавливаться режим ротации сотрудников, которые непосредственно контактируют с лицами, ходатайствующими о предоставлении визы. Особое внимание должно уделяться обеспечению ясной организации труда и четкому распределению/разграничению ответственности в отношении принятия окончательных решений по ходатайствам. Доступ в целях консультации к ВИС, СИС и к иной конфиденциальной информации должен резервироваться для ограниченного количества надлежащим образом уполномоченных членов персонала. Должны приниматься соответствующие меры с целью воспрепятствовать несанкционированному доступу к этим базам данных.
2. Хранение и использование визовых марок должны служить объектом адекватных мер безопасности во избежание любых обманных действий или утраты. Каждое консульство должно вести учет своего запаса визовых марок и регистрировать использование каждой визовой марки.
3. Консульства государств-членов должны хранить архивы ходатайств. Каждое индивидуальное дело должно включать в себя формуляр ходатайства, копии затребованных подтвердительных документов, перечень проведенных проверок и исходящий номер выданной визы с тем, чтобы сотрудники, при необходимости, могли восстановить контекст решения, принятого по ходатайству о предоставлении визы.
Срок хранения индивидуальных дел составляет не менее двух лет со дня принятия решения, указанного в параграфе 1 статьи 23.

Статья 38

Персонал и средства, выделяемые для рассмотрения ходатайств о предоставлении визы и для осуществления контроля в рамках консульств

1. Государства-члены размещают надлежащий персонал в достаточном количестве для выполнения задач, связанных с рассмотрением ходатайств, таким образом, чтобы обеспечить разумное и гармонизированное качество обслуживания общественности[68].
2. Помещения должны быть приспособлены к их назначению и предоставлять возможность принимать надлежащие мер безопасности.
3. Центральные органы государств-членов обеспечивают надлежащее обучение персонала из числа своих откомандированных граждан и персонала, нанятого на местах, и предоставляют этому персоналу полную, четкую и обновленную информацию об уместном законодательстве Сообщества и уместном национальном законодательстве.
4. Центральные органы государств-членов обеспечивают проведение частого и надлежащего контроля за процедурой рассмотрения ходатайств и принимают требуемые меры по исправлению недостатков в случае констатации фактов отступления от положений настоящего Регламента.

Статья 39

Поведение персонала

1. Консульства государств-членов должны обеспечивать вежливый прием ходатайствующих лиц.
2. При осуществлении своих функций консульский персонал должен проявлять максимальное уважение к человеческому достоинству. Любая принимаемая мера должны быть пропорциональна преследуемым целям.
3. При осуществлении своих задач консульскому персоналу запрещается проявлять в отношении людей любую дискриминацию по признакам пола, расового или этнического происхождения, религии или убеждений, инвалидности, возраста или сексуальной ориентации.

Статья 40

Формы сотрудничества

1. Каждое государство-член несет ответственность за организацию процедур в отношении ходатайств. В принципе, ходатайства должны подаваться в консульство государства-члена.
2. Государства-члены:

а) оснащают свои консульства и свои органы, ответственные за выдачу виз на границах, необходимым оборудованием для получения биометрических идентификаторов, а также оснащают подобным оборудованием резиденции своих почетных консулов, когда государства-члены используют их для получения биометрических идентификаторов согласно статье 42, и/или

b) сотрудничают с одним или несколькими другими государствами-членами в рамках Шенгенского сотрудничества на местах или посредством иных соответствующих контактов в форме ограниченного представительства[69], совместного размещения[70] или совместного центра по приему ходатайств согласно статье 41.

3. В особых обстоятельствах или по причинам, связанным с местной ситуацией, например, когда:

а) наличие значительного числа ходатайствующих лиц не позволяет организовать своевременный прием ходатайств и своевременное получение данных, и в приемлемых условиях, или

b) отсутствует возможность любым иным способом обеспечить удовлетворительное географическое покрытие соответствующей третьей страны,
и когда формы сотрудничества, предусмотренные в пункте «b» параграфа 2, не подходят для заинтересованного государства-члена, государство-член в качестве последнего средства может сотрудничать с внешним поставщиком услуг согласно статье 43.

4. Без ущерба праву вызывать ходатайствующее лицо для личного интервью, как это предусмотрено в параграфе 8 статьи 21, выбор способа организации не должен приводить к возложению на ходатайствующее лицо требования лично являться в несколько мест для подачи ходатайства.
5. Государства-члены уведомляют Комиссию о том, как они намереваются организовать процедуры в отношении к ходатайств по месту расположения каждого консульства.

Статья 41

Сотрудничество между государствами-членами

1. В случае выбора в пользу «совместного размещения» персонал консульств одного или нескольких государств-членов выполняет процедуры в отношении ходатайств (включая получение биометрических идентификаторов), которые поступают к нему в помещениях консульства другого государства-члена, с использованием оборудования последнего. Заинтересованные государства-члены по взаимному согласию определяют срок совместного размещения и условия его прекращения, а также долю визовых сборов, причитающихся государству-члену, консульство которого используется.
2. В случае создания «совместного центра по приему ходатайств» персонал консульств двух или большего числа государств-членов объединяется в одном здании, предназначенном для подачи ходатайствующими лицами своих ходатайств (включая биометрические идентификаторы). Ходатайствующие лица направляются к государству-члену, компетентному рассматривать ходатайство и принимать по нему решение[71]. Заинтересованные государства-члены по взаимному согласию определяют срок подобного сотрудничества и условия его прекращения, а также порядок распределения расходов между участвующими государствами-членами. Заключение договоров материально-технического обеспечения и дипломатические отношения с принимающей страной[72] должны поручаться одному государству-члену.
3. В случае прекращения сотрудничества с другими государствами-членами государства-члены должны обеспечивать непрерывную работу всей службы[73].

Статья 42

Использование почетных консулов

1. Почетные консулы также могут наделяться полномочиями по выполнению всех или отдельных задач, указанных в параграфе 6 статьи 43. Должны приниматься адекватные меры с целью гарантировать безопасность и защиту данных.
2. В случае, если почетный консул не является служащим государства-члена, осуществление данных задач проводится в соответствии с требованиями, установленными в приложении X, за исключением положений, содержащихся в подпункте «с» пункта D упомянутого приложения.
3. В случае, если почетный консул является служащим государства-члена, заинтересованное государство-член должно обеспечивать применение требований, сопоставимых с теми, которые применялись бы при осуществлении данных задач его консульством.

Статья 43

Сотрудничество с внешними поставщиками услуг

1. Государства-члены прилагают усилия по установлению совместно с одним или несколькими государствами-членами сотрудничества с внешним поставщиком услуг, без ущерба правилам, подлежащим применению к публичным сделкам[74], и правилам конкуренции.
2. Сотрудничество с внешним поставщиком услуг основывается на правовом инструменте, который должен соблюдать требования, изложенные в приложении X.
3. Государства-члены в рамках Шенгенского сотрудничества на местах осуществляют обмен информацией о выборе внешних поставщиков услуг и разработке условий своих соответствующих правовых инструментов.
4. Рассмотрение ходатайств, возможные интервью, принятие решений по ходатайствам, а также печать и проставление визовых марок осуществляют исключительно консульства.
5. Внешние поставщики услуг ни при каких обстоятельствах не должны иметь доступа к ВИС. Доступ к ВИС резервируется исключительно для надлежащим образом уполномоченного персонала консульств.
6. Внешнему поставщику услуг может поручаться выполнение одной или нескольких следующих задач:

а) предоставление общей информации об условиях получения виз и формулярах ходатайства;

b) информирование ходатайствующего лица о требуемых подтвердительных документах на основании сводного перечня;

c) получение данных и ходатайств (в том числе биометрических идентификаторов) и передача ходатайства в консульство;

d) получение визовых сборов;

e) запись на прием в целях личной явки в консульство или к внешнему поставщику услуг;

f) получение в консульстве документов на поездку, в том числе уведомления об отказе, когда уместно, и их возврат ходатайствующему лицу.

7. При выборе внешнего поставщика услуг заинтересованное государство-член или заинтересованные государства-члены проверяют платежеспособность и надежность организации, включая необходимые лицензии, коммерческую регистрацию, устав организации и ее банковские договоры, и удостоверяются в отсутствии конфликтов интересов.
8. Заинтересованное государство-член или заинтересованные государства-члены обеспечивают соблюдение выбранным внешним поставщиком услуг условий, поставленных перед ним в указанном в параграфе 2 правовом инструменте.
9. Заинтересованное государство-член или заинтересованные государства-члены продолжают нести ответственность за соблюдение при обработке данных правил в области защиты данных и подлежат контролю согласно статье 28 Директивы 95/46/ЕС[75].
Сотрудничество с внешним поставщиком услуг не ограничивает и ни в чем не исключает ответственности, вытекающей из национального права заинтересованного государства-члена или заинтересованных государств-членов, в случае нарушения обязанностей, относящихся к персональным данным ходатайствующих лиц и к выполнению одной или нескольких задач, указанных в параграфе 6. Настоящее положение не наносит ущерба любым искам, которые могут подаваться непосредственно к внешнему поставщику услуг на основании национального права соответствующей третьей страны.
10. Заинтересованное государство-член или заинтересованные государства-члены проводят обучение внешнего поставщика услуг таким образом, чтобы последний обладал необходимыми знаниями для адекватного обслуживания и достаточного информирования ходатайствующих лиц.
11. Заинтересованное государство-член или заинтересованные государства-члены тщательно контролируют исполнение указанного в параграфе 2 правового инструмента, в частности:

а) общую информацию об условиях получения виз и формулярах ходатайства, предоставляемую ходатайствующим лицам внешним поставщиком услуг;

b) все технические и организационные меры безопасности, требуемые для защиты персональных данных от рисков случайного или незаконного уничтожения, случайной утраты, искажения, несанкционированного разглашения или несанкционированного доступа, особенно, когда сотрудничество предусматривает передачу картотек и данных консульствам заинтересованного государства-члена или заинтересованных государств-членов, а также от любой иной незаконной формы обработки персональных данных;

с) получение и передачу биометрических идентификаторов;

d) меры, принимаемые с целью гарантировать соблюдение положений, регулирующих защиту данных.

С этой целью консульство (консульства) заинтересованного государства-члена или заинтересованных государств-членов регулярно проводят внезапные проверки в помещениях внешнего поставщика услуг.
12. В случае прекращения сотрудничества с любым внешним поставщиком услуг государства-члены должны обеспечивать непрерывную работу всей службы.
13. Государства-члены предоставляют Комиссии копию правового инструмента, указанного в параграфе 2.

Статья 44

Шифрование и безопасная передача данных

1. В случае соглашений о представительстве между государствами-членами, сотрудничества государств-членов с внешним поставщиком услуг или использования почетных консулов представляемое (заинтересованное) государство-член или представляемые (заинтересованные) государства-члены обеспечивают полное шифрование данных независимо от того, осуществляется ли их передача электронным путем или физически на электронном носителе от органов государства-члена, действующего в качестве представителя, органам представляемого государства-члена или представляемых государств-членов либо от внешнего поставщика услуг или почетного консула органам заинтересованного государства-члена или заинтересованных государств-членов.
2. В третьих странах, которые запрещают шифрование данных, передаваемых электронным путем от органов государства-члена, действующего в качестве представителя, органам представляемого государства-члена или представляемых государств-членов либо от внешнего поставщика услуг или почетного консула органам заинтересованного государства-члена или заинтересованных государств-членов, представляемое (заинтересованное) государство-член или представляемые (заинтересованные) государства-члены не должны разрешать государству-члену, действующему в качестве представителя, внешнему поставщику услуг или почетному консулу передавать данные электронным путем.
В подобном случае представляемое (заинтересованное) государство-член или представляемые (заинтересованные) государства-члены обеспечивают физическую передачу электронных данных на электронном носителе в полностью зашифрованной форме от органов государства-члена, действующего в качестве представителя, органам представляемого государства-члена или представляемых государств-членов либо от внешнего поставщика услуг или почетного консула органам заинтересованного государства-члена или заинтересованных государств-членов через консульского служащего государства-члена, либо, когда такой способ передачи мог бы потребовать непропорциональных или неразумных мер, иным безопасным способом, например, с использованием учрежденных операторов, которые обладают опытом в транспортировке чувствительных документов и данных[76] в соответствующей третьей стране.
3. Во всех случаях уровень безопасности передачи данных адаптируется к степени их чувствительности.
4. Государства-члены или Сообщество прилагают усилия по достижению соглашения с соответствующими третьими странами в целях снятия запрета на шифрование данных, которые подлежат передаче электронным путем от органов государства-члена, действующего в качестве представителя, органам представляемого государства-члена или представляемых государств-членов либо от внешнего поставщика услуг или почетного консула органам заинтересованного государства-члена или заинтересованных государств-членов.

Статья 45

Сотрудничество государств-членов с коммерческими посредниками

1. Государства-члены могут сотрудничать с коммерческими посредниками в целях подачи ходатайств, за исключением получения биометрических идентификаторов.
2. Подобное сотрудничество должно базироваться на аккредитации, предоставленной компетентными органами государств-членов. Аккредитация предоставляется после проверки, в частности, следующих аспектов:

а) текущий статус коммерческого посредника: действующая лицензия, коммерческий реестр[77], договоры с банками;

b) существующие договоры с учрежденными в государствах-членах коммерческими партнерами, в которых предусматриваются размещение и иные услуги, предоставляемые в рамках тура;

с) договоры с транспортными организациями, которые должны охватывать поездку «туда», а также гарантированную и не допускающую изменений поездку «обратно».

3. Аккредитованные коммерческие посредники должны подвергаться регулярному выборочному контролю, включающему личные встречи или телефонные беседы с ходатайствующими лицами, проверку маршрутов поездок и размещения, проверку того, что предоставленное медицинское страхование на время поездки является адекватным и охватывает конкретных путешественников, и, когда это признано необходимым, проверку документов, относящихся к групповому возврату.
4. В рамках Шенгенского сотрудничества на местах проводится обмен информацией о результатах работы аккредитованных коммерческих посредников в том, что касается констатированных нарушений и отказов в ходатайствах о предоставлении визы, поданных через коммерческих посредников, а также о формах подделок, выявленных в документах на поездку, и о несостоявшихся запланированных поездках.
5. В рамках Шенгенского сотрудничества на местах консульства сообщают друг другу перечень аккредитованных ими коммерческих посредников, а также перечень изъятых аккредитаций с указанием причин любого подобного изъятия.
Каждое консульство обеспечивает информирование общественности о перечне аккредитованных коммерческих посредников, с которыми он осуществляет сотрудничество.

Статья 46

Подготовка статистических данных

Государства-члены подготавливают ежегодные статистические данные о визах согласно табели, содержащейся в приложении XII. Эти статистические данные представляются до 1 марта в отношении предшествующего календарного года.

Статья 47

Информирование общественности

1. Центральные органы государств-членов и их консульства сообщают общественностью всю полезную информацию в отношении ходатайств о предоставлении визы, в частности

a) критерии, условия и процедуры обращения с ходатайством о предоставлении визы;

b) порядок записи на прием, когда требуется;

c) место подачи ходатайства (компетентное консульство, совместный центр по приему ходатайств или внешний поставщик услуг);
 
d) аккредитованные коммерческие посредники;

e) тот факт, что предусмотренная в статье 20 печать не имеет юридических последствий;

f) сроки рассмотрения ходатайств, установленные в параграфах 1, 2 и 3 статьи 23;

g) третьи страны, граждане или определенные категории граждан которых выступают объектом процедуры предварительной консультации или информирования;

h) тот факт, что решения об отказе должны служить предметом уведомления ходатайствующего лица и быть мотивированными, и что ходатайствующие лица, которым было отказано в удовлетворении ходатайства, располагают правом на обжалование, вместе с информацией о процедуре обжалования, в том числе о компетентном органе и сроке подачи жалобы;
 
i) тот факт, что обладание визой само по себе не предоставляет автоматического права на въезд, и что обладатель визы обязан представить на внешних границах доказательства, подтверждающие выполнение им условий въезда в соответствии со статьей 5 Шенгенского кодекса о границах.

2. Государство-член, действующее в качестве представителя, и представляемое государство-член информируют общественность об указанном в статье 8 соглашении о представительстве до его вступления в силу.


Примечание:

[68] «Гармонизированное качество» – сходный уровень качества во всех консульствах государств-членов, находящихся в определенной третьей стране. – Прим. перев.

[69] См. параграф 1 статьи 8 (второе предложение). – Прим. перев.

[70] Визовых отделов. – Прим. перев.

[71] «Направляются к государству-члену» – направляются к должностным лицам консульства компетентного государства-члена, ведущим прием в соответствующем помещении. – Прим. перев.

[72] Здесь: поддержание официальных контактов с властями государства пребывания. – Прим. перев.

[73] Службы по приему и рассмотрению ходатайств. – Прим. перев.

[74] «Публичным сделкам» – договорам, заключаемым государственными и иными публично-правовыми учреждениями с частными контрагентами в общественных интересах: поставка товаров, исполнение работ для общественных нужд и т.п. – Прим. перев.

[75] Статья 28 Директивы 95/46/ЕС Европейского парламента и Совета от 24 октября 1995 г. о защите физических лиц в отношении обработки персональных данных и о свободном перемещении таких данных предусматривает создание в каждом государстве-члене одного или нескольких контрольных органов, осуществляющих надзор за соблюдением правил в области обработки персональных данных. С жалобами в подобные органы могут обращаться любые лица, персональные данные которых служат предметом обработки. – Прим. перев.

[76] «Чувствительных»: несанкционированное разглашение которых способно нанести значительный ущерб общественным и/или личным интересам. – Прим. перев.

[77] Наличие государственное регистрации. – Прим. перев.